Privacy Policy Applicants

• Publicatiedatum: 8 september 2021

Op 25 mei 2018 trad de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG) in werking.

De R&T Group is erg begaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens. Daarom verbinden wij ons ertoe jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg te verwerken en te beschermen, met respect voor deze regelgeving. Via deze policy willen we jou zo volledig mogelijk informeren over de verwerkingen die wij uitvoeren. We lichten dan ook toe hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en bewaren. Deze verwerkingen, inclusief de eventuele doorgiftes aan derden en de wijze van beveiliging, staan eveneens beschreven in het intern register van de R&T Group.

De R&T Group kan deze policy aanpassen of bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in onze praktijken m.b.t. de verwerking van jouw persoonsgegevens of naar aanleiding van wijzigingen in de wetgeving. Wij raden dan ook aan steeds onze website te consulteren, voor de meest recente versie van ons beleid.

1. Inleiding

Wanneer je solliciteert voor een functie bij een bedrijf van de R&T Group, verstrek je ons persoonsgegevens die wij verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Bij de R&T Group maken we er een erezaak van om onze activiteiten en projecten met integriteit uit te voeren. De integriteit van onze sollicitanten, onze medewerkers en degenen met wie we een zakelijke relatie hebben, is essentieel voor ons succes en onze reputatie. We zetten ons dan ook in voor het beschermen en respecteren van je privacy.

Deze privacy policy voor sollicitanten beschrijft je rechten met betrekking tot je gegevens die wij verwerken, evenals de stappen die we nemen om je gegevens te beschermen.

2. Verwerking

De persoonsgegevens die u ons als sollicitant bezorgde, worden verwerkt door één van de bedrijven van de R&T Group waarvoor u solliciteerde, vandaag bestaande uit de bedrijven:

Robrechts & Thienpont

Steenweg op Oosthoven 120 bus 1 – 2300 Turnhout – België

office@rtconsultancy.be

+32 14 41 29 00

SCOPE

Steenweg op Oosthoven 120 bus – 2300 Turnhout – België

office@scope.be

+32 14 41 24 00

Praetorian Engineering

Steenweg op Oosthoven 120 bus 3 – 2300 Turnhout – België

contact@praetorian-engineering.eu

+32 14 15 12 77

R&T consultancy BV

Postbus 182 – 1230 AD Loosdrecht – Nederland

info@rtconsultancy.nl

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens, kan het gebeuren dat we beroep doen op (één van) volgende partners/ dienstverleners: Acerta – HR Avenue – Adecco – Bright Plus – ….

3. Persoonsgegevens

 U bezorgde ons de volgende gegevens[1]:

• Uw sollicitatiebrief
• Uw CV met daarin uw:
  • naam
  • adres
  • mailadres
  • telefoon
  • geboortedatum
  • curriculum opleiding
  • curriculum professionele activiteiten
  • familiale toestand
  • hobby’s
  • andere: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

• Andere documenten: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, dan zullen wij dit steeds doen met naleving van de toepasselijke wetgeving (zie boven).

4. Doeleinden

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:

• De selectie en aanwerving van medewerkers alsook de aanleg van een werfreserve.

Aangezien uzelf door het versturen van een sollicitatiebrief en/of CV en eventueel andere bijlagen (bv. een kopie van uw diploma) aangeeft op zoek te zijn naar een functie binnen ons bedrijf, gaat uzelf ervan uit dat u van ons kan verwachten dat wij tot verwerking van uw persoonsgegevens zouden overgaan. Indien deze lijst van doeleinden aangepast wordt, dan zullen wij u daarover tijdig inlichten.

5. Verwerkingsgrond: Contractuele verplichting

In dit proces (sollicitantenbeheer) is de verwerking van persoonsgegevens door het bedrijf noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokken persoon partij is:

De verwerking van persoonsgegevens door het bedrijf is noodzakelijk binnen het kader van een precontractuele verplichting. Deze gegevens worden namelijk verwerkt met het oog op het formuleren van een voorstel van arbeidsovereenkomst en dus met het oog op het aangaan van een toekomstige overeenkomst.

6. Verwerkingsgrond: Wettelijke verplichting

Binnen het kader van het proces Sollicitantenbeheer verwerkt het bedrijf persoonsgegevens omdat deze verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die rust op het bedrijf:

Binnen het kader van dit proces wordt het bedrijf verplicht tot de verwerking van bepaalde persoonsgegevens als gevolg van de toepassing van de Belgische Wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de Private en Bijzondere Veiligheid (B.S. 31 oktober 2017) en van de Belgische Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen (B.S. 07.05.1999). Omwille van de toepassing van dit wettelijk kader op het bedrijf dient het bedrijf bepaalde persoonsgegevens bij de betrokken personen te verzamelen, te bewaren en door te geven aan de betrokken Belgische overheidsdiensten (FOD Binnenlandse Zaken en NVO).

Daarnaast verwerkt het bedrijf persoonsgegevens omwille van een wettelijke verplichting die rust op het bedrijf binnen het proces:

• Uitoefening rechten betrokkenen.

Volgend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben de natuurlijke personen wiens persoonsgegevens door het bedrijf worden verwerkt de mogelijkheid om bepaalde rechten uit te oefenen. Om de uitoefening van deze rechten te kunnen garanderen, worden eveneens een beperkt aantal persoonsgegevens door het bedrijf verwerkt. Deze gegevens worden enkel verwerkt uit conformiteit met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

7. Gehanteerde uitzonderingsgronden

Binnen het kader van het proces  ‘sollicitantenbeheer’ verwerkt het bedrijf niet alleen reguliere persoonsgegevens maar ook een beperkt aantal persoonsgegevens die behoren tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Het gaat concreet om de persoonlijkheidsgegevens van de sollicitanten. De verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens door het bedrijf gebeurt op basis van de contractuele verplichting als rechtsgrond.

Daarnaast beschikt het bedrijf over een uitzonderingsgrond om deze persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van gegevens betreffende de persoonlijkheid van de sollicitanten is strikt beperkt tot de gegevens betreffende de persoonlijkheid die door de sollicitant zelf openbaar zijn gemaakt tijdens de loop van de procedure tot aanwerving. De sollicitant heeft daarbij volledig zelf in de hand welke gegevens betreffende zijn/haar persoonlijkheid worden verwerkt.

De verwerking van deze bijzondere categorieën van gegevens wordt strikt beperkt in de tijd, afhankelijk van het potentieel van de kandidaat:

• Indien geen potentieel: gegevens worden verwijderd onmiddellijk na de beslissing;
• Indien potentieel: gegevens worden bewaard gedurende 3 jaar volgend op de afronding van de sollicitatie.

De toegang tot deze bijzondere gegevens wordt bovendien beperkt tot een strikt beperkt aantal rollen binnen het bedrijf.

8. Aan wie worden mijn gegevens ter beschikking gesteld?

De toegang tot uw persoonsgegevens is enkel mogelijk voor onze HR medewerkers en het management en dit in zoverre zij over uw persoonsgegevens moeten beschikken in het kader van het verwerken van uw sollicitatie.

9. Waar/hoe worden mijn gegevens bewaard en hoe worden deze beveiligd?

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op onze Office 365 cloud omgeving die exclusief beheerd wordt door ons en onze IT partner.

Wij hebben zowel organisatorische als technische maatregelen getroffen om deze gegevens te beveiligen. Het gaat daarbij onder meer om een beperking van de toegangsrechten aan de hand van een matrix en om de installatie van een multi factor authentication om toegang te krijgen tot de cloudomgeving.

Wij zullen steeds zo goed mogelijk uw persoonsgegevens beschermen tegen ongerechtvaardigde toegang, gebruik en onthulling. De inspanningen die wij leveren, eisen wij eveneens van onze leveranciers.

We spannen ons ook in om uw persoonsgegevens te updaten en bij te werken om hun nauwkeurigheid te behouden.

10. Overdracht van gegevens buiten de EU

Wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven buiten de EU: indien wij dit toch zouden voorzien, dan berichten van u hiervan.

11. Recht op inzage en verwijdering

U kan vanzelfsprekend steeds uw persoonsgegevens opvragen, verbeteren, … U kan ook vragen dat uw gegevens verwijderd worden indien zij voor andere dan zuiver contractuele doeleinden gebruikt zouden worden.

12. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot aan de afhandeling van deze lopende sollicitatieprocedure OF tot 3 jaar na ontvangst:

• Enerzijds wensen wij over de persoonsgegevens te beschikken tijdens de sollicitatieprocedure,
• Anderzijds behouden wij uw persoonsgegevens nog enige tijd nadien om uw gegevens nog te kunnen gebruiken in het kader van toekomstige vacatures. Indien u hiertegen bezwaar heeft, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens op uw eerste verzoek na het afsluiten van de sollicitatieprocedure of na het nemen van een negatieve beslissing omtrent uw sollicitatie.

Indien uw sollicitatie leidt tot een arbeidsovereenkomst met ons bedrijf, dan worden uw persoonsgegevens uit uw sollicitatieprocedure gevoegd bij uw personeelsdossier en zal de privacyverklaring personeel erop van toepassing worden.

13. Interne referentiepersoon inzake gegevensbescherming binnen de R&T Group, vragen en klachten

Alle verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kan u overmaken aan onze interne referentiepersoon inzake gegevensbescherming:

• R&T : privacy@rtconsultancy.be         +32 14 41 29 00
• SCOPE : privacy@scope.be                  +32 14 41 24 00
• Praetorian Engineering :contact@praetorian-engineering.eu +32 14 15 12 77
• R&T consultancy BV : privacy@rtconsultancy.be

Wij doen vanzelfsprekend steeds ons uiterste best om zorg te dragen voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Mocht hierbij toch iets fout lopen dan zullen wij u daarvan in de mate van het mogelijke zo snel mogelijk inlichten en in elk geval alle nodige maatregelen treffen om verdere verspreiding van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

U kan ons ook de overdracht vragen van uw persoonsgegevens aan een derde partij.

met jouw persoonsgegevens omgaan, kan je ook een klacht indienen bij de bevoegde autoriteiten, via de volgende gegevens:

België:                                                                           Nederland:

Gegevensbeschermingsautoriteit                      Autoriteit persoonsgegevens

Drukpersstraat 35                                                    Bezuidenhoutseweg 30

1000 Brussel                                                              2594 AV DEN HAAG

België                                                                         Nederland

+32 2 274 48 00                                                         +31 70 88 88 500

contact@apd-gba.be                                      https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

14. Toestemming

☐      Ik geef expliciet toestemming om mijn persoonsgegevens te verwerken en te bewaren en dit voor een termijn van 3 jaar.

☐      Ik geef expliciet toestemming om mijn vorige werkgever(s) te contacteren in het kader van mijn opgegeven referenties.

Opgemaakt te ………………………………..op ………………………………..

Naam en handtekening van de sollicitant^[2]

[1] Kruis elk item aan dat van toepassing is en vul aan waar nodig

[2] (voorafgegaan door de woorden gelezen en goedgekeurd)