Bij de klant was de receptiedienstverlening georganiseerd vanuit de afdeling Logistiek. De vernieuwing van de recepties en het loskoppelen van de receptiediensten uit deze afdeling hing al een tijd in de lucht, maar was nog niet geconcretiseerd. De organisatie heeft de wens uitgesproken om voor de komende jaren een heldere visie op receptiedienstverlening te ontwikkelen en om die visie eenduidig te implementeren in alle vestigingen in het land. Wij mochten de klant begeleiden met het ontwikkelen en formuleren van de gewenste visie op receptiedienstverlening.
Werkwijze
Voor deze opdracht zijn Frans Visser als specialist op het gebied van veiligheidsmanagement en facilitair specialist Suzanne Wetzels van VFM Facility Experts aan de slag gegaan. De aanpak bestond uit twee fases. In de eerste fase oriënteerden we ons op de huidige dienstverlening en de interne situatie. We deden kwalitatief onderzoek, bestaande uit een aantal interviews, locatiebezoeken, gesprekken met functionarissen van het landelijk kantoor en een vragenlijst voor cliënten. Met de inzichten uit deze eerste fase ontwikkelden we in de tweede fase een passende visie op receptiediensten.
In de visie staan de volgende kernwoorden centraal: professionaliteit, snelheid, accuraatheid, flexibiliteit en uniformiteit. De vertaling naar wat de visie betekent voor de organisatie en aansturing ervan, resulteert in een voorkeursmodel van outsourcing.
Hierbij is aandacht voor de huidige eigen receptiemedewerkers van de klant.
Na het succesvol afronden van de visievorming in de vorm van een adviesrapport hebben we de klant ook begeleid bij het verder uitwerken en concretiseren van deze visie met als doel een toekomstbestendige inrichting van de receptiediensten voor de locaties van de organisatie.
